Privalivspolitik

I Newsec Property Asset Management Denmark A/S og Newsec Advisory A/S (Newsec) tager vi beskyttelsen af person­oplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne person­datapolitik samt yderligere en række politikker og procedurer, der har til formål at beskrive hvorledes vi behandler og sikrer person­oplysninger i vores daglige drift samt at sikre, at alle, hvis person­oplysninger vi behandler, er behørigt orienterede om behandlingen af deres person­oplysninger.

Når vi behandler person­oplysninger i vores ejendoms­administration, forenings­administration, selskabs­administration, ejendoms­projekter mv. sker dette altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende person­data­lovgivning, herunder person­data­forordningen (GDPR) og Data­beskyttelses­loven, samt vores egne politikker, der vedrører behandlingen af person­oplysninger.

Vi indsamler og behandler kun person­oplysninger, der er nødvendige og relevante, men også tilstrækkelige i forhold til, hvad vi er retsligt forpligtede til i henhold til dansk lovgivning, og/eller som vi har hjemmel til i henhold til person­data­lovgivningen i forhold til formålene med vores forretning. Vi prioriterer altid at minimere mængden og omfanget af de person­oplysninger, som vi behandler.

Vores indsamling og behandling af person­oplysninger sker udelukkende i overensstemmelse med den gældende person­data­lovgivning og herunder som udgangspunkt kun henhold til en kontrakt, en retlig forpligtelse, vores eller vores kundens legitime interesser eller et samtykke fra de registrerede personer (data­subjekterne). Vi oplyser de registrerede personer om vores behandling i overensstemmelse med person­data­lovgivningens regler herom, herunder om karakteren og omfanget af de indsamlede person­oplysninger samt formålet med behandlingen heraf, medmindre de registrerede personer allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller de registrerede personers interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter de person­oplysninger, som vi behandler, mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret eller uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Dette omfatter bl.a., at adgang til person­oplysninger fysisk og system­mæssigt er begrænset til de medarbejdere, som har et arbejdsrelateret behov for adgang til de konkrete person­oplysninger, og som har modtaget undervisning og instruktion i behandling af person­oplysninger og er underlagt fortrolighed. person­oplysninger i fysisk form eller på bærbare datamedier opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens person­oplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige adgangskoder, backup-system samt opdaterede firewalls og antivirusbeskyttelse. Vi har også faste procedurer for håndtering af eventuelle sikkerhedsbrud og underretning herom til vores kunder, de registrerede personer og Datatilsynet.

Hvis vi deler person­oplysninger med kunder, samarbejdspartnere og andre, oplyser vi herom, og hvis det er retsligt påkrævet indhenter vi forinden samtykke hertil fra de registrerede. Når vi deler person­oplysninger med vores leverandører / (under)data­behandlere, sker det i medfør af person­data­forordningens art. 6, stk. 1, litra f), fordi Newsec har en legitim interesse i at varetage eller optimere sin drift og administration, og kun hvor det er vurderet, at denne legitime interesse ikke overskrides af datasubjektets interesser eller rettigheder. Sådan deling sker kun på betingelse af, at vi først har indgået en (under)data­behandler­aftale med den pågældende (under)data­behandler, og at de udelukkende behandler person­oplysningerne under samme formål og betingelser, herunder efterlevelse af vores person­datapolitikker og sikkerhedskrav, som Newsecs egen behandling af person­oplysningerne skal overholde.

Vi overfører ikke person­oplysninger til behandling uden for EU og EØS eller til en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførsels­grundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.

Hvis vi får behov for at anvende person­oplysninger til et andet formål end det, som person­oplysningerne oprindeligt er indsamlet til, kontrollerer vi, at det nye formål er foreneligt med det oprindelige formål, om der er mulige konsekvenser ved den påtænkte yderligere behandling (for datasubjektet) og om den påtænkte yderligere behandling påkræver iværksættelsen af yderligere passende sikkerhedsforanstaltninger. Vi orienterer data­subjekter om den påtænkte yderligere behandling og det nye formål, inden iværksættelsen af den yderligere behandling, og hvor det er nødvendigt, indhenter vi forudgående samtykke fra data­subjekterne. Vi kontrollerer, at de person­oplysninger, som vi behandler, ikke er urigtige eller vildledende, og vi sørger for, at de person­oplysninger, som vi behandler, opdateres løbende.

Vi sletter person­oplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til de oplyste formål, og vi ikke længere har hjemmel til at behandle person­oplysningerne. Opbevaringsperioden kan derfor variere afhængig af det konkrete formål med behandlingen af den pågældende person­oplysning. Kriterierne for sletning omfatter bl.a., hvor længe vi skal bruge person­oplysningerne for at opfylde vores kontraktuelle forpligtelser, og om vi er underlagt en retslig forpligtelse til at opbevare oplysningerne i en vis periode. Vi kan også lade person­oplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

For nærmere oplysning om reglerne for behandling af person­oplysninger kan vi henvise til person­data­lovgivningen og Datatilsynets hjemmeside samt:

  • Newsec Property Asset Managements person­datapolitik for kunder
  • Newsec Property Asset Managements person­datapolitik for lejere
  • Newsec Property Asset Managements person­datapolitik for foreningsmedlemmer
  • Newsec Property Asset Managements person­datapolitik for eksterne ejendomsfunktionærer
  • Newsec Property Asset Managements person­datapolitik til ekstern brug i forbindelse med markedsføring
  • person­datapolitik for kunder hos Newsec Advisory
  • person­datapolitik for Newsec Service
  • Newsec’s cookiepolitik
  • person­datapolitik for jobansøgere

De personer, hvis person­oplysninger vi behandler (de registrerede / data­subjekter) enten på vores egne vegne (som dataansvarlige) eller på vores kunders vegne (som data­behandler), har særlige rettigheder som eksempelvis retten til at få indsigt i de person­oplysninger, som vi behandler, retten til at få person­oplysninger slettet eller retten til at klage over behandlingen af person­oplysningerne til Datatilsynet. Disse rettigheder, og hvordan de kan udøves, er beskrevet her:

Newsec Property Asset Managements politik vedrørende registreredes rettigheder

Den hurtige teknologiske- og forretnings­mæssige udvikling medfører, at det kan være nødvendigt løbende at opdaterede denne og vores øvrige politikker om behandling af person­oplysninger.

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til denne politik eller Newsecs generelle behandling af person­oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Compliance Officer ved at skrive til

Newsec Property Asset Management Denmark A/S,
Lyngby Hovedgade 4,
2800 Kongens Lyngby,
att.: Compliance Officer

eller ved at sende en mail til person­data@newsec.dk.

Du kan også kontakte vores Compliance Officer telefonisk på +45 4526 0102.